Een factuur maken…

Als financieel strateeg en ondernemerscoach vind ik dat je zelf je financiële administratie moet kunnen doen. Een essentieel onderdeel hiervan is het correct opstellen van facturen. Voor startende zzp’ers kan dit soms lastig lijken, maar het is een cruciaal onderdeel van je onderneming. En met de juiste tools is het appeltje-eitje!

Daarom wil ik je helpen om een duidelijke, professionele factuur te maken die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Want dát is het belangrijkste – niet of je factuur een mooi logo heeft.

Factuur template of voorbeeld factuur zzp

Factuurvereisten van de Belastingdienst

Welke gegevens moeten er nou écht op je factuur staan?

Hier zijn de belangrijkste factuurvereisten:

• Factuurnummer: Zorg dat je een logisch, opvolgend nummer gebruikt. Zelf start ik elk jaar met het jaartal en vier nullen, dus 20240001, 20240002, enzovoort. Zo houd je overzicht.
• Omschrijving van geleverde diensten of producten: Duidelijkheid is cruciaal op je factuur. Specificeer het aantal in eenheden, bijvoorbeeld 5 uur coaching of 10 producten.
• BTW-nummer en KvK-nummer: Dit zijn echt de 2 harde vereisten, naast jouw bedrijfsnaam. De Belastingdienst stelt dit als verplichting.
• Volledige adressen op de factuur: Vermeld het volledige adres van de afnemer en jouw onderneming.
• Factuurdatum: Wanneer is de factuur opgesteld en verstuurd?
• BTW-bedragen: Vermeld het totale btw-bedrag en het btw-tarief. Ook het bedrag exclusief btw moet zichtbaar zijn.
• Totaalbedrag verschuldigd door de klant: Dit is het eindbedrag dat je in rekening brengt.
• Betalingsvoorwaarden: Hoe lang heeft de klant om te betalen? 14, 30 of 60 dagen? Dit voorkomt misverstanden.

Hoe maak je een correcte factuur?

Een professionele factuur hoeft geen kunstwerk te zijn, maar moet voldoen aan de eisen. Je hebt hierin enige flexibiliteit, maar de juiste informatie moet erop staan.

Soorten facturen: Je kunt een elektronische factuur (e-factuur) sturen, een handmatige factuur maken of gebruikmaken van een factuurtemplate. Er zijn verschillende opties, zoals pro-formafacturen of self-billing facturen.

Factuur versturen

Je kunt je factuur verzenden via e-mail (als e-mailbericht met een begeleidende tekst) of per post. Let er altijd op dat je factuur correct is opgesteld voordat je hem verstuurt.

Facturen maken in een online factuurprogramma Ik raad altijd aan om facturen te maken via een boekhoudsysteem. Zelfs als je net begint, voorkomt dit fouten en bespaart het tijd. Mijn voorkeur voor kleine ondernemers gaat uit naar Moneybird, maar e-boekhouden, SnelStart of Monk zijn ook prima alternatieven. Hiermee kun je eenvoudig een e-factuur opstellen, btw-bedragen automatisch laten berekenen en facturen verzonden en betaald bijhouden. Dit voorkomt handmatige verwerking en fouten.

Hoe zorg je dat je factuur direct betaald wordt?

Een factuur versturen is één ding, maar hoe zorg je dat deze ook snel betaald wordt?

1. Voeg een betaallink toe! Maakt betalen voor je klant supersimpel.
2. Stuur een begeleidende e-mail met een vriendelijke groet. Een korte, duidelijke begeleidende tekst in je e-mailbericht helpt bij een snelle verwerking.
3. Zorg dat je factuur direct de juiste gegevens bevat. Dit voorkomt een eindeloze mailwisseling.

Wat als een klant niet betaalt?

Heb je een factuur verstuurd, maar blijft de betaling uit? Stuur dan een vriendelijke betalingsherinnering. Check eerst of je factuur e-mail goed is aangekomen.

Blijft de betaling uit? Stuur dan een officiële betalingsherinnering met alle relevante gegevens. Zorg dat je alle facturen betaald krijgt, zodat je geen openstaande facturen hebt.

Betaalt de klant alsnog niet? Dan is het tijd voor een aanmaning. Hierin zet je een harde deadline en geef je aan dat er incassokosten of juridische stappen volgen als er niet betaald wordt. Hopelijk is dat niet nodig, maar je hebt je zaakjes in ieder geval goed geregeld.

Start je net met ondernemen en wil je grip op je financiën?

Als je nog niet helemaal weet hoe je een solide financieel systeem opzet, dan is The Money Course dé plek om te starten. In deze cursus leer je precies hoe je je geldstromen beheert, winstgevend onderneemt en voorkomt dat je aan het eind van de maand tekortkomt. Je krijgt praktische tools en strategieën die je direct kunt toepassen – van slimme facturatie tot het maken van winstgevende keuzes. Wil jij niet langer gokken met je geld? Check de cursus hier: The Money Course.

Facturen maken = geld verdienen = leuk!

Kijk, een factuur maken is misschien niet je hobby, maar het betekent wel dat je lekker aan het ondernemen bent en je werk betaald wordt. Dus draai het om: iedere factuur is een bewijs dat je goed bezig bent. En met een goed boekhoudprogramma is het zo gepiept. Lekker bezig, ondernemer!

Misschien vind je dit ook leuk om te lezen?