Wat is een debiteur?

De term “debiteur” lijkt misschien als financiële vakjargon, maar het is een concept dat elke ondernemer, vooral degenen die per noodgedwongen ondernemer werden, moet begrijpen. 

Mijn debiteuren reis

Misschien heb jij mijn verhaal al eens gelezen, anders kun je dat hier doen, maar ooit heb ik te maken gehad met een enorme financiële last.

Wat je misschien niet wist, is dat ik toen in de financiële wereld werkte. Ironisch genoeg was ik destijds debiteurenbeheerder in de vastgoedsector, terwijl mijn eigen financiële problemen ook te maken hadden met vastgoed.

Elke dag stelde ik de vraag aan anderen: ‘Waarom betaal je je huur niet meer?’ Een situatie die voor mij behoorlijk verwarrend was. En elke keer als ik dit verhaal vertel, vertel hoe gek deze situatie was, zie ik dat dit niet helemaal begrepen word.

Ik gebruik namelijk de ‘vakterm’ debiteuren, waarbij niet iedereen altijd weet waar dit over gaat. Vandaar deze blog. Vandaar mijn bedrijf. Om cijfers en alle vaktermen simpel te maken. Niet alleen zodat jij ze begrijpt, maar nog meer zodat je er wat aan hebt. Want die vaktermen kunnen je verder helpen in het uitbouwen van jouw bedrijf.

 

Wat zijn debiteuren eigenlijk?

Debiteuren zijn simpelweg klanten die jou nog geld verschuldigd zijn. Wanneer je een factuur verstuurt, verwacht je dat deze binnen een bepaalde termijn wordt betaald.

Het tegenovergestelde van een debiteur is een crediteur. In ons voorbeeld is de familie Beerens de debiteur, terwijl jij, als ondernemer, de crediteur bent.

 

Een makkelijk ezelsbruggetje om snel te onthouden wat debiteuren zijn

Om het verschil tussen debiteuren en crediteuren gemakkelijk te onthouden, kun je dit handige ezelsbruggetje gebruiken: “Debiteuren zijn de klanten die De Betaling nog moeten doen.”

Debiteurenbeheer

Voor ondernemers is het beheer van debiteuren van cruciaal belang. Het is niet alleen een kwestie van financiën, maar ook van bedrijfscontinuïteit. Je wilt voorkomen dat onbetaalde rekeningen en financiële chaos je bedrijf schaden. Zodra een betalingstermijn verstreken is, moet je hier achteraan gaan. Wat is de reden voor de openstaande facturen? Heeft de debiteur de factuur wel ontvangen?

Als je toevallig te maken krijgt met een klant die niet op tijd betaalt, wil je natuurlijk de impact op je eigen financiën minimaliseren. Maar hoe kun je dat het beste aanpakken?

Debiteuren uitbesteden of zelf doen?

Het bijhouden van je zakelijke administratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook van groot belang voor een soepel bedrijfsverloop. Het zorgt ervoor dat je debiteuren en crediteuren op orde zijn, waardoor je beter inzicht hebt in wie op tijd betaalt en wie niet. Een goed overzicht helpt je ook om jouw inkomende facturen tijdig te voldoen. Natuurlijk wil je graag dat jouw debiteuren (klanten) op tijd betalen, en je wilt zelf niet bekendstaan als een wanbetaler.

Nu, de grote vraag: moet je zelf je boekhouding beheren of uitbesteden aan een professional, zoals een boekhouder, accountant of administratiekantoor?

Debiteurenadministratie

Ikzelf vind het proces uitbesteden nogal risicovol. Vaak zijn boekhouders namelijk aan het werk met ‘oude’ data. Ik vind het heel belangrijk dat ondernemers zelf weten hoe zij ervoor staan, welke cijfers er zijn, hoe het gaat met hun onderneming. Dit is dan ook wat ik mijn coachees leer in mijn 1 op 1 trainingen en mijn groepstraject The Money Course.

Wel vind ik een online boekhoudprogramma een must.

Het beheren van klanten en relaties in jouw debiteurenadministratie kan handmatig in Excel of met geautomatiseerde CRM-systemen. De keuze hangt af van de grootte van je bedrijf en je persoonlijke voorkeur. Ik gebruik zelf Money Bird, maar ook in Mollie kun je goed zien of er onbetaalde rekeningen zijn.

Naast een online boekhoudprogramma houd ik ook een eigen excel bij met debiteurenbeheer en het maken van een forecast. Met deze gegevens kan ik weer heel goed sturen op aankomende omzet, wat in mijn beleving van essentieel belang is om je bedrijf gezond te houden.

 

 

Automatiseren van je debiteurenbeheer

Het automatiseren van je debiteurenadministratie bespaart niet alleen tijd, maar geeft je ook meer controle over wie wel en niet op tijd betaalt. Hierdoor behoud je zelf de controle over je financiën.

Het is belangrijk om te voorkomen dat te veel geld vastzit in debiteuren, wat de groei van je bedrijf kan belemmeren. Daarom is regelmatige controle van openstaande facturen essentieel om actie te ondernemen en problemen te voorkomen.

Dit stuk kun je wel uitbesteden, maar kun je ook makkelijk zelf doen.

Hier zijn acht tips om ervoor te zorgen dat jouw debiteuren op tijd betalen:

• Stuur je facturen snel (hierin geld ook dat je een factuur sneller zelf kan versturen dan wanneer een boekhouder dit moet doen)
• Vermeld duidelijke betaaltermijnen en de uiterste betaaldatum op je facturen. Bespreek betalingsvoorwaarden al bij het aannemen van de klus. Goede afspraken zijn goud waard!
• Voeg een betaallink (of QR code) toe om directe betalingen te vergemakkelijken.
• Voorkom fouten op je facturen. Soms heeft een klant een bepaalde code nodig op de factuur, zorg dat deze er altijd op staat.
• Controleer regelmatig openstaande posten.
• Stuur vriendelijke betalingsherinneringen.
• Probeer samen een oplossing te vinden.
• Overweeg als laatste redmiddel een incassobureau in te schakelen. Besef wel dat het inschakelen van een incassobureau ook de relatie kan verstoren. Is dit de moeite waard?

Begrijpen en effectief beheren van debiteuren is essentieel voor ondernemers die financiële zorgen willen vermijden en hun bedrijf gezond willen houden.

Crediteuren

Als je weet wie debiteuren zijn, wil je vast ook begrijpen wie crediteuren zijn. Het is tenslotte een cruciaal aspect van het financieel beheer van je bedrijf.

Crediteuren zijn de mensen, leveranciers of bedrijven aan wie jij geld verschuldigd bent. Dit geldt meestal voor goederen of diensten die je hebt ontvangen maar nog niet hebt betaald. Het zijn verplichtingen die je in de toekomst moet voldoen.

Dus, terwijl debiteuren jou geld verschuldigd zijn, ben jij de crediteur in deze situatie. Een crediteur is iemand die nog geld moet ontvangen van zijn klanten, en dat kan jij zijn als je rekeningen hebt openstaan bij leveranciers. Het is dus net zo belangrijk dat je een crediteurenadministratie bijhoud! Facturen betalen als ze verlopen en ervoor zorgen dat jouw leveranciers een positief gevoel aan jouw overhouden.

Crediteuren en debiteuren

Om het verschil tussen debiteuren en crediteuren gemakkelijk te onthouden, kun je dit ezelsbruggetje gebruiken: “Crediteuren wachten op hun Credit.”

Dit ezelsbruggetje benadrukt dat crediteuren wachten op het ontvangen van hun credit, ofwel het geld dat jij hen verschuldigd bent. Het helpt je herinneren dat crediteuren de mensen of bedrijven zijn aan wie jij betalingen moet verrichten voor ontvangen goederen of diensten. Het begrijpen van zowel debiteuren als crediteuren is van groot belang om een gezonde financiële basis voor jouw onderneming te creëren.

Dubieuze debiteuren

Wellicht heb je deze term ooit een keer gehoord. Dubieuze debiteuren zijn klanten of afnemers aan wie je als ondernemer goederen of diensten hebt geleverd, maar waarvan je twijfelt of ze hun openstaande facturen wel zullen betalen. Deze debiteuren worden “dubieus” genoemd vanwege de onzekerheid over de betalingsverplichting. Een dubieuze debiteur heeft iets meer aandacht nodig. Wil je het toch proberen? Hanteer dan een korte betaaltermijn dan je normaal zou doen.

Wat moet je doen als je betalingstermijn vervalt?

Wanneer de betalingstermijn voor een factuur is verstreken en je nog geen betaling hebt ontvangen, zijn er stappen die je kunt ondernemen om de situatie aan te pakken en ervoor te zorgen dat je uiteindelijk betaald krijgt. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:

Herinner de klant vriendelijk: Begin met het sturen van een herinnering aan de klant. Dit kan een vriendelijke e-mail of een herinneringsbrief zijn waarin je de vervallen betaling benadrukt en de klant verzoekt om de openstaande factuur zo spoedig mogelijk te betalen. Geef de klant een kans om eventuele problemen of misverstanden op te lossen.

Telefonisch contact: Als de herinnering niet tot betaling leidt, overweeg dan om telefonisch contact op te nemen met de klant. Vraag of er problemen zijn die de betaling vertragen en probeer samen tot een oplossing te komen.

Stuur een formelere aanmaning: Als vriendelijke herinneringen en telefoongesprekken niet werken, stuur dan een formelere aanmaning. Dit kan een aanmaningsbrief zijn waarin je duidelijk de vervallen betaling vermeldt en een uiterste betalingsdatum vaststelt.

Overweeg rente of boetes: In sommige gevallen kun je overwegen om rente of boetes in rekening te brengen voor te late betalingen, zoals overeengekomen in de oorspronkelijke overeenkomst.

Dreig met juridische stappen: Als alle vriendelijke pogingen mislukken, overweeg dan om juridische stappen te ondernemen. Dit kan het inschakelen van een incassobureau of zelfs een gerechtelijke procedure omvatten, afhankelijk van de ernst van de situatie.

Leer voor de toekomst, houd een goed debiteurenbeheer bij: Na het oplossen van de kwestie, is het belangrijk om te evalueren wat er misging en te kijken naar manieren om toekomstige betalingsproblemen te voorkomen. Dit kan onder meer het aanscherpen van je facturerings- en incassoprocedures omvatten. Let extra op bij dubieuze debiteuren, houd een goed debiteurenbeheer vast. Zorg ervoor dat je weet welk openstaande bedrag er nog is.

Een niet betaalde factuur en de belastingdienst

Als een factuur nooit wordt betaald en je in Nederland bent gevestigd, moet je dit melden aan de Belastingdienst. Hier zijn de stappen die je kunt volgen:

Melding van oninbare vordering: Als een klant weigert een factuur te betalen en het duidelijk is dat de vordering oninbaar is, kun je deze oninbare vordering in je boekhouding verwerken. Je dient dit bij de Belastingdienst te melden door middel van een zogenaamde ‘btw-suppletie.’ Hiermee pas je je btw-aangifte aan, zodat je de al afgedragen btw kunt terugvragen.

Aanvragen van btw-teruggave: Je kunt de te veel betaalde btw terugvragen via de periodieke btw-aangifte. Dit is een manier om de financiële schade als gevolg van de oninbare vordering te beperken.

Bewaar bewijsmateriaal: Zorg ervoor dat je documentatie hebt om te bewijzen dat de factuur onbetaald is gebleven en dat je redelijke inspanningen hebt geleverd om de betaling te innen. Dit kan bestaan uit kopieën van de factuur, herinneringsbrieven, e-mails, en andere correspondentie met de klant.

Het begrijpen en effectief beheren van debiteuren is van essentieel belang voor ondernemers die financiële zorgen willen vermijden en hun bedrijf gezond willen houden.

Als je worstelt met debiteurenbeheer of andere financiële uitdagingen, aarzel dan niet om contact op te nemen voor een persoonlijk 1-op-1 adviesgesprek. Samen kunnen we kijken naar jouw specifieke situatie en werken aan een financiële strategie die past bij jouw onderneming. Klik hier om een 1-op-1 adviesgesprek te plannen en de eerste stap te zetten naar financiële rust en succes.