Een factuur maken…

Als financieel strateeg en ondernemerscoach vind ik zelf je financiele administratie kunnen doen én een essentieel onderdeel van dit financiële beheer is het opstellen van facturen. Voor startende zzp’ers kan dit soms lastig lijken, maar het is een cruciaal onderdeel van je onderneming. En daarbij met de juiste tools, appeltje eitje!

Daarom wil ik je helpen om een duidelijke, professionele factuur te maken die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Want dat is hetgeen onderliggend hét belangrijkste is en niet of het een mooi logo heeft of niet.

Factuurvereisten van de Belastingdienst

Welke gegevens moet je nou écht op je factuur hebben?

Hier zijn de belangrijkste factuurvereisten van de Belastingdienst:

Uniek volgnummer/factuurnummer:

Elke factuur moet een uniek en opvolgend nummer hebben. Dit zorgt voor een overzichtelijke administratie. Ik start elk jaar met het jaartal en dan 4 nullen, dus 20230001 is de eerste factuur en vanuit dat nummer loopt elke factuur een nummertje verder.

Omschrijving van diensten of goederen:

Duidelijkheid is cruciaal op je factuur. Beschrijf wat je hebt geleverd. Lever je goederen of diensten? Zijn het uren? Hoeveel uur is het? Specificeer het aantal in eenheden, bijvoorbeeld 5 uur coaching of 10 producten.

Jouw BTW-nummer en KvK-nummer:

Dit zijn echt de 2 harde vereisten, naast jouw bedrijfsnaam, jouw btwnummer (ook wel je btw identificatienummer) en je kvknummer. Dit helpt de Belastingdienst namelijk bij de identificatie van jouw onderneming.

Volledige adressen op de factuur:

Vermeld het volledige adres van de afnemer en dat van jouw onderneming op je factuur. Dit is belangrijk voor de administratie en transparantie.

Factuurdatum:

Zorg voor de datum waarop de factuur is uitgereikt en de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van vooruitbetaling.

BTW-bedragen:

Vermeld het totale btw-bedrag en het btw-tarief dat je hebt gehanteerd op iedere factuur. Ook het btw-bedrag exclusief btw. Als je verschillende btw-tarieven hanteert, vermeld deze dan apart. Het meest gebruikelijke btw percentage is 21%. Je moet dus wel je btw nummer ook hierbij vermelden!

Totaalbedrag verschuldigd door de klant: Dit is het eindbedrag dat je in rekening brengt.

Betalingsvoorwaarden op de factuur:

Hoewel dit niet verplicht is, voorkomt het verwarring bij de klant en helpt het bij een foutloze betaling als je jouw betalingstermijn vermeld. Daarbij wil je dat je factuur op een gegeven moment betaald word en voorkomen dat iemand na 3 maanden nog niet heeft betaald. Gebruikelijke termijnen zijn 14 dagen, 30 dagen en 60 dagen.

Hoe maak je een simpele factuur?

Het goede nieuws is dat je enige flexibiliteit hebt in hoe je jouw factuur ontwerpt. Er zijn geen strikte stramienen voor, maar je moet wel voldoen aan de bovenstaande eisen. Je mag dus zelf een mooie lay out bedenken.

Soorten facturen

Je zult merken dat er verschillende soorten facturen zijn, waaronder facturen voor geleverde goederen, facturen voor geleverde werkzaamheden, pro-formafacturen en self-billing. Kies degene die het beste bij jouw situatie past. Een proforma factuur stuur je bijvoorbeeld als je nog in afwachting bent of hetgeen je factureert akkoord is. Een self-billing factuur is een factuur die door een klant gemaakt word als jij diensten levert.

Factuur versturen

Je hebt verschillende opties om je factuur te versturen, zoals per e-mail (online), post of zelfs persoonlijk. Het is essentieel om de overeengekomen betaaltermijn in jouw opdrachtovereenkomst te vermelden om duidelijkheid te verschaffen.

Facturen maken in een online factuurprogramma

Heel eerlijk, je kan zelf gaan zoeken met allerlei goedkope voorbeeld facturen online, maar voor een paar tientjes per maand kun je al gebruik maken van een boekhoudpakket zoals Moneybird of eboekhouden. Ook vet handig voor de btw aangifte want die haal je er dan zo uit!

E factuur

Hierin kun je een logo uploaden, je btwnummer eenmalig invoeren, je start factuurnummer invoeren en de rest gaat vrij simpel. Je gebruikt verder factuur templates en hoeft niet veel zelf nog te doen voor het maken van een factuur. Dan hoe je niet elke keer in excel te werken of in microsoft word. Het is zoveel minder foutgevoelig, dat ik dit absoluut zou aanraden.

Online kan je ook een e factuur sturen die de klant automatisch in zijn bank kan inlezen, maakt het ook weer super makkelijk.

Wat kan je nog meer doen om het proces te versnellen en snel betaald te krijgen?

Naast een e factuur is dit…

Tip 2… voeg een betaallink toe! Als je jouw klanten wilt helpen sneller te betalen, overweeg dan het toevoegen van een betaallink aan je factuur. Dit maakt het betalen eenvoudiger en sneller.

Wat als de klant de factuur niet betaald?

Als een klant niet op tijd betaalt, stuur dan eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Check daarvoor altijd even of je factuur verstuurt is en wanneer dit is gebeurd. Bellen kan ook altijd even fijn zijn!

In de meeste gevallen volgt de betaling dan snel. Blijft de betaling dan alsnog uit? Stuur dan een betalingsherinnering. Ook hier is het belangrijk dat je alle juiste gegevens erop vermeld. Waar gaat het over? Welke factuur? Wanneer is het geleverd? Je bedrijfsnaam Etc..

Betaald de klant alsnog niet? Dan is het tijd voor een aanmaning.

Aanmaning

Vet vet balen als jouw klant alsnog niet betaald. Heb je een gesprek gevoerd over waarom? Blijft het gesprek uit? Dan kun je 2 dingen doen; of je crediteert de factuur en ziet het als verlies, of je stuurt een aanmaning.

Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd, waarin je:

• Verwijst naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en de betalingsherinnering.

• Stelt een betalingstermijn van 14 dagen.

• Maakt melding van incassokosten en juridische stappen als betaling uitblijft.

Het is belangrijk om de aanmaning zowel per aangetekende post met ontvangstbevestiging als per gewone post te sturen. Je kunt ook overwegen om deze per e-mail te versturen. Het is verstandig om kopieën van de brieven te bewaren. Als je er zeker van wilt zijn dat de aanmaning aankomt, is het aan te raden om deze aangetekend te versturen en om een ontvangstbevestiging te vragen. Dit biedt juridische zekerheid en je wilt natuurlijk aan alle eisen voldoen in deze situatie, vooral als je klant beweert de brief niet te hebben ontvangen.

Facturen maken is leuk!

Hoewel je hier vast aan het lezen bent, omdat je dit een lastig stukje vind in het ondernemerschap, wil ik je meegeven dat facturen maken echt leuk is. Dit is namelijk hetgeen waar je het voor doet, betaald worden. En dat is écht nodig als je stappen wilt maken en een mooi gezond bedrijf wilt neerzetten.

Misschien vind je dit ook leuk om te lezen?