Het opzetten van een financiële administratie voor je onderneming

Wil jij gaan starten als ondernemer? Dan moet je ook jouw financiële administratie bijhouden. Toen ik net startte als ondernemer, was ik hiervan natuurlijk op de hoogte (ik ben ten slotte financieel strateeg). Maar ik spreek vaak startende ondernemers die denken dat een boekhouder de hele financiële administratie uit handen neemt.

Dat kan, daar betaal je dan een bedrag voor, maar voor je denkt aan je financiële administratie uitbesteden, zou ik je willen adviseren zelf te leren hoe dit werkt.

Welke cijfers belangrijk zijn, waar je naartoe moet werken. En daarbij wil je op het hart drukken; als ondernemer moet je je cijfers kennen! Als je je administratie goed bijhoud is het goud waard!

Je verdiepen in cijfers is niet alleen maar weten hoe je een factuur sturen moet. Het is veel meer dan dat. En als je jouw cijfers op de juiste manier leest, kun je ervoor zorgen dat je snel een succesvolle onderneming hebt staan! Een boekhouder verwerkt je cijfers nadien, sturen op cijfers is wat je als ondernemer mag gaan doen!

Laten wij beginnen bij het begin…

Wat is boekhouding?

Boekhouding omvat het vastleggen, ordenen, opslaan en analyseren van alle financiële transacties in je bedrijf. Dit kunnen zijn inkomsten, uitgaven, investeringen, schulden en bezittingen. Een financiële administratie is dus een heel breed begrip.

Hoe boekhouding effectief bijhouden?

1. Software: Selecteer een boekhoudprogramma dat past bij de grootte en behoeften van je onderneming. Ikzelf gebruik hier Moneybird voor en ben daar tevreden over. Het is voor een startende onderneming een relatief kleine uitgaven voor heel veel gemak. Moneybird is een online boekhoudprogramma, voor het online boekhouden. Vele male makkelijker dan met pen en papier als je het mij vraagt.

2. Orden je documenten: Houd alle facturen, bonnen, bankafschriften en andere financiële documenten georganiseerd. In Moneybird kun je deze inlezen en verzamelen waardoor je financiële administratie in één pakket zit. Nadeel is wel dat je alles weer moet downloaden als je je abonnement opzegt.

3. Bijwerken: Werk je boekhouding regelmatig bij, bij voorkeur dagelijks of wekelijks.

4. Begrijp de basisprincipes: Leer de basis van debet, credit, grootboek, en journaalposten. Het klinkt echt ingewikkelder dan het is! Hulp nodig? Check hier mijn aanbod.

5. Budgetteren: Gebruik je boekhoudgegevens om budgetten te maken en financiële voorspellingen te doen. Dit is voor mij de meest krachtige tool die er is om je bedrijf snel winstgevend te krijgen. Hierover later meer!

Facturatie: Wat is factureren en hoe werkt het?

Wat is een factuur?

Een factuur is een document dat een verkooptransactie bevestigt en details bevat over de geleverde producten of diensten, prijzen, en betaalvoorwaarden.

Een goede financiële administratie houd je in mijn beleving bij in een goed software pakket, maar als je hier nog niet mee wilt werken, kan dit ook in word. Let dan wel écht op met opslaan en het veranderen van je factuurnummer.

Hoe maak en beheer je facturen?

1. Factuurtemplate: Gebruik een professionele template of software die automatisch facturen genereert. Ik prefereer het tweede, maar ga je dit in word doen, maak er dan een excel naast waarin je de nummers bijhoud.

2. Gedetailleerde Beschrijvingen: Zorg voor heldere beschrijvingen van geleverde diensten of producten.

3. Betalingstermijnen: Vermeld duidelijke betalingstermijnen en -methoden.

4. Nummering: Houd een consequente nummering aan voor traceerbaarheid. Je mag zelf een begin kiezen, maar het meest gebruikelijke is het jaartal en daarna 01, 001 of 0001. Afhankelijk van hoeveel facturen je verwacht te gaan sturen.

5. Bewaar Kopieën: Bewaar kopieën van alle uitgegeven facturen voor je administratie. Dit mag digitaal, maar zorg er wel voor dat het makkelijk te vinden is indien je het nodig hebt. Het bewaartermijn is 7 jaar!

Voor een uitgebreide blog over eenvoudig factureren en hoe je een goede factuur maakt, kun je hier meer lezen!

Kwitanties: Bewijs van betaling

Wat is een kwitantie?

Een andere term die je vaak voorbij hoort komen als er gesproken wordt over financiële administratie is een kwitantie. Een kwitantie is een document dat de ontvangst van betaling voor goederen of diensten bevestigt.

Een kwitantie gebruik je typisch in de volgende situaties:

1. Contante betalingen: Als je als ondernemer contante betalingen ontvangt voor geleverde goederen of diensten, is het verstrekken van een kwitantie een manier om de transactie te documenteren. Het dient als bewijs dat de klant heeft betaald.

2. Kleine transacties: Voor kleinere, alledaagse transacties, zoals de verkoop van kleinhandelsgoederen of het verlenen van basisdiensten, kan een kwitantie worden gebruikt om de betaling te bevestigen.

3. Diverse situaties: Er zijn situaties waarin een factuur niet noodzakelijk is, zoals bij kleinere of informele transacties. In dergelijke gevallen volstaat een kwitantie om de betaling te bevestigen.

4. Bij verhuur of lease: Bij het ontvangen van huurbetalingen voor eigendommen of uitrusting, wordt vaak een kwitantie gegeven aan de huurder of leaser als bewijs van de betaling.

Hoe je kwitanties slim beheert?

Automatisch genereren: ga voor systemen die automatisch een kwitantie uitgooien na elke betaling. Het bespaart je tijd en moeite.

Essentiële informatie: zorg dat elke kwitantie de belangrijke details bevat – denk aan de datum, het bedrag, betaalmethode en een heldere omschrijving van de transactie.

Digitaal opslaan: hou je kwitanties digitaal bij. Het is efficiënt, overzichtelijk en veilig.

BTW Aangifte: Navigeren door Belastingen

Wat is BTW Aangifte?

BTW aangifte is ook een belangrijk onderdeel binnen jouw financiële administratie en is het proces van het rapporteren van de geïnde en betaalde BTW aan de belastingdienst.

Voor het doen van de btw aangifte heb je een btw nummer nodig. Dit btw nummer krijg je opgestuurd nadat je je hebt aangemeld bij de KVK. Let wel, dit duurt een week of 2, waardoor je de eerste 2 weken geen factuur kunt sturen!

Hoe doe je de btw aangifte?

1. Boekhoudsoftware gebruiken: Kies software die BTW berekeningen automatiseert, ik gebruik Moneybird, maar je hebt nog 101 andere pakketen die voor weinig (15-20 euro per maand) je administratie regelen. Deze investering heb je er echt heel snel uit. Eén foutje, een controle, wegen allemaal niet op tegen de kosten van dit pakket.

2. Periodieke controles: Voer regelmatig controles uit om zeker te zijn dat alle transacties correct zijn geregistreerd.

3. Deadline bewustzijn: Wees je bewust van de deadlines voor BTW-aangiftes en plan vooruit. Te laat is direct een boete.

Kasadministrati

Wat is Kasadministratie?

Kasadministratie houdt alle contante inkomsten en uitgaven bij.

Een goede kas administratie bijhouden, doe je zo:

1. Dagelijkse registratie: Registreer alle contante transacties dagelijks in je administratie.

2. Scheiding van contanten en banktransacties: Houd contante en niet-contante transacties gescheiden in je administratie.

3. Kasboek: Gebruik een kasboek of digitale tool voor het vastleggen van transacties in je administratie.

4. Regelmatige je administratie vergelijken: Zorg ervoor dat het kasboek (je administratie) overeenkomt met de werkelijke kasgelden. Als je een keer per ongeluk wat cash nodig hebt, zorg er dan wel voor dat dit klopt in je administratie.

 

Het belang van sturen van cijfers op voorhand

In de dynamische wereld van het ondernemerschap is het cruciaal om niet alleen intuïtie en ambitie te volgen, maar ook om te sturen op harde cijfers. Het vooraf analyseren en begrijpen van financiële gegevens kan het verschil maken tussen succes en falen voor bedrijven van elke omvang. Ik leg je graag uit waarom het zo belangrijk is om te sturen op cijfers van tevoren:

Inzicht in financiële gezondheid:

Door te sturen op cijfers vooraf krijg je een helder beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf. Dit omvat het begrijpen van cashflow, winst- en verliesrekeningen, balansen en andere financiële ratio’s. Met dit inzicht kun je proactief beslissingen nemen om de financiële stabiliteit van je bedrijf te waarborgen.

Besluitvorming ondersteunen:

Het hebben van concrete cijfers helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen. Of het nu gaat om investeringen, kostenbesparingen, prijsstelling of uitbreidingsplannen, het sturen op cijfers vooraf biedt een solide basis voor besluitvorming. Dit minimaliseert het risico van impulsieve of emotionele beslissingen die op lange termijn schadelijk kunnen zijn voor het bedrijf.

Identificeren van trends en patronen:

Door cijfers vooraf te analyseren, kun je trends en patronen binnen je bedrijfsactiviteiten identificeren. Dit stelt je in staat om potentiële problemen te signaleren voordat ze zich voordoen en om kansen voor groei en optimalisatie te herkennen. Het opsporen van trends stelt je in staat om flexibel te zijn en je bedrijfsstrategie dienovereenkomstig aan te passen.

Doelstellingen en doelstellingen ondersteunen:

Sturen op cijfers voorhand helpt bij het stellen van haalbare doelstellingen en doelen voor je bedrijf. Door financiële prognoses en budgetten te maken, kun je duidelijke mijlpalen vaststellen en een roadmap creëren voor het bereiken van je bedrijfsdoelen. Dit zorgt voor focus en richting binnen je organisatie.

Vertrouwen opbouwen bij belanghebbenden:

Het tonen van een goed begrip van je financiële cijfers wekt vertrouwen bij belanghebbenden zoals investeerders, leningverstrekkers en potentiële klanten. Het geeft aan dat je een solide grip hebt op de zakelijke aspecten van je onderneming en dat je een betrouwbare partner bent voor samenwerking en investering.

Kortom, het sturen op cijfers voorhand is essentieel voor het succes en de groei van een bedrijf. Het biedt inzicht, ondersteunt besluitvorming, identificeert trends, ondersteunt doelstellingen en bouwt vertrouwen op bij belanghebbenden. Door te investeren in het begrijpen en analyseren van financiële gegevens, leg je een sterke basis voor de toekomstige groei en duurzaamheid van je onderneming.

1-op-1 financiële coaching voor ondernemers

Geld vormt de kern van elk succesvol bedrijf en daarom is het essentieel om te weten waar het naartoe gaat, jou geld actief beheren en een doordachte strategie te ontwikkelen.

Als financieel business coach kan ik hierin het verschil maken. Weg met die tekort mindset, het is tijd voor financiële overvloed!

Met mijn 1:1 coachingstraject ga ik je helpen om van financiële stress naar zakelijk succes te groeien! Wil je hier meer over weten? Check dan deze pagina.

*Omdat Van financiële stress naar zakelijk succes een 1:1 traject is, zijn er maar een beperkt aantal plekken beschikbaar. Neem contact op/boek een gratis strategiegesprek om te ontdekken of er nog een plekje over is!