BTW berekenen: hoe doe je dat?

Als ondernemer krijg je te maken met verschillende dingen en een van die dingen is de BTW.

Onder beginnende ondernemers is er weleens verwarring over de BTW, bijvoorbeeld: welke percentage moet je hanteren? Want het is niet altijd 21%. Ik zal je hieronder alles vertellen over welk BTW percentage je moet hanteren en hoe je de BTW kunt berekenen. Btw berekenen klinkt heel lastig, maar dat valt echt reuze mee!

Wat is BTW en waarom is het belangrijk?

BTW, ofwel Belasting over de Toegevoegde Waarde, is een belasting die wordt geheven op de verkoop van diensten en goederen. Over bijna alles wordt BTW gerekend. Veruit over de meeste producten en diensten betaal je 21% belasting, maar er zijn uitzonderingen.

De verschillende BTW tarieven

Over deze producten en diensten betaal je 9% BTW. Dit noemen ze ook wel het lage btw tarief. Het lage btw-tarief is bedoeld om bepaalde goederen en diensten betaalbaarder te maken. Dit tarief wordt vaak toegepast op noodzakelijke items zoals levensmiddelen, boeken, en soms ook op diensten zoals kappers en reparaties.

Het idee is om deze essentiële goederen en diensten toegankelijker te maken voor iedereen, ongeacht inkomen. Door het btw-tarief te verlagen, worden deze producten en diensten goedkoper, wat vooral helpt voor mensen met een lager inkomen. Het is ook een manier voor de overheid om bepaalde sectoren van de economie te ondersteunen of bepaald gedrag te stimuleren, zoals het lezen van boeken of het kopen van duurzame producten.

Hierbij een lijst met producten die vallen onder dit btw tarief:

• Eten- en drinken, m.u.v. alcohol

• Bloemen

• Geneesmiddelen

• Hulpmiddelen

• Boeken, ook e-boeken

• Digitale leermiddelen zoals

• Cursussen zonder live sessies

• Kunst

• Verzamelvoorwerpen en antiek dat is ingekocht buiten EU en wordt doorverkocht binnen de EU

• Diensten van kappers, kleer- en schoenmakers

• Hotelovernachtingen e.d.

• Personenvervoer

• Sport

Nog lager btw tarief is het 0% btw tarief

Een btw-tarief van 0% wordt meestal toegepast op bepaalde goederen en diensten om specifieke economische of sociale redenen. Hier zijn een paar redenen waarom dit tarief kan worden gebruikt:

Export:

Goederen die worden geëxporteerd buiten de EU vallen vaak onder het 0%-tarief. Dit stimuleert handel en maakt het voor bedrijven aantrekkelijker om internationaal te opereren.

Bevordering van bepaalde goederen/diensten:

Sommige essentiële goederen of diensten kunnen het 0%-tarief krijgen om ze toegankelijker te maken. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor bepaalde medische producten of educatieve materialen.

Administratieve redenen:

Door 0% btw toe te passen, blijven de transacties wel binnen het btw-systeem. Dit betekent dat bedrijven de btw die zij betalen over hun kosten en investeringen kunnen terugvorderen, terwijl er geen btw geheven wordt op de verkoop. Dit kan administratief eenvoudiger zijn dan volledige vrijstelling van btw.

Over deze producten en diensten betaal je 0% BTW:

• Zonnepanelen

• Goederen in een douane-depot

• Levering en bevoorrading van schepen en vliegtuigen

• Internationaal personenvervoer

• Export van goederen (Etsy)

Vrijstelling van BTW

Een aantal zaken zijn vrijgesteld van btw. Voor deze zaken hoef je dus geen btw bedrag te berekenen.

• KOR-ondernemers

• Bankkosten (m.u.v. de bankkoppeling)

• Verzekeringen

• Kansspelen

• Beleggingsgoud

• Begrafenisondernemers

• Journalisten

• Kinderopvang

• Onderwijs

• Postdiensten

• Sportclubs

• Onroerende zaken

• Radio, tv en dergelijke

• Gezondheidszorg

Bij vrijstelling van btw moet je in de meeste gevallen nog steeds btw-aangifte doen. De regels kunnen per land en situatie verschillen, maar dit zijn enkele algemene punten:

1. Aangifte van omzet:

   • Zelfs als je vrijgesteld bent van btw, moet je jouw omzet meestal nog steeds aangeven in de btw-aangifte. Dit geeft de belastingdienst inzicht in je bedrijfsactiviteiten.

2. Geen btw heffen:

   • Bij een btw-vrijstelling breng je geen btw in rekening aan je klanten. Dit betekent dat je ook geen btw hoeft af te dragen over deze verkopen.

3. Teruggave van voorbelasting:

   • Als je vrijgesteld bent van btw, kun je vaak de btw die je zelf betaald hebt op inkopen en kosten (de zogenaamde voorbelasting) niet terugvorderen. Dit is een belangrijk verschil met het nultarief, waarbij dit vaak wel mogelijk is.

4. Administratieve verplichtingen:

   • Ondanks de vrijstelling moet je nog steeds aan alle administratieve verplichtingen voldoen, zoals het bijhouden van een goede boekhouding en het indienen van de btw-aangifte.

De rest valt onder het hoge btw tarief

Over alle overige producten en diensten betaal je het hoge btw tarief, namelijk 21% BTW.

Hoe kun je het beste de BTW berekenen?

Als je je facturen zelf maakt, is het wel belangrijk dat je de BTW goed uitrekent. Het staat namelijk een beetje knullig als je teveel of te weinig BTW rekent. Als jouw klant een boekhoudprogramma gebruikt, komt het daar namelijk aan het licht. Dat staat alles behalve professioneel. Stel je voor dat je een product of dienst verkoopt voor €100 en het BTW-tarief is 21%. Hoeveel moet je dan aan BTW toevoegen?

Daar is een simpele rekensom voor, namelijk: €100 x 0.21 = €21.

Totaalbedrag voor je klant: €100 (product/dienst) + €21 (BTW) = €121.

Dat is niet zo moeilijk, toch? Maar laten we eerlijk zijn, niet alle berekeningen zijn zo simpel. Er zijn verschillende BTW tarieven voor verschillende producten en diensten, dus het is belangrijk om het juiste tarief toe te passen.

Gebruik een boekhoudpakket die de btw automatisch berekend

Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma -of ander factureringsprogramma-, kun je de kans op fouten minimaliseren. Werk je nog in excel? Gebruik dan een btw calculator, die kun je gemakkelijk via google vinden. Ook al is de som zo simpel als hierboven, dubbelcheck hem in je btw calculator om er zeker van te zijn dat je btw berekenen kloppen. Een foutje op je rekenmachine is zo gemaakt.

Omzetbelasting indienen

Na ieder kwartaal moet je je omzetbelasting indienen bij de belastingdienst. De BTW is namelijk niet van jou, je moet dit afdragen aan de belastingdienst. Het is dus slim om na iedere betaling 21% weg te zetten in een BTW potje. Bij KNAB kun je dit automatisch instellen, zodat je er zelf geen omkijken naar hebt. De btw aangifte eenvoudig doen? Gebruik een boekhoudpakket waarin je rapporten kunt uitdraaien. Deze pakketen kosten vaak 2 tientjes per maand, maar leveren zoveel op!

BTW berekenen werkt twee kanten op

Je denkt nu vast: maar ik betáál toch ook BTW over mijn aankopen? Wat gebeurt met de btw betaald?

Als je de omzetbelasting indient, mag je deze ‘voorbelasting’ aftrekken van het BTW bedrag dat je moet betalen. Hierdoor wordt het te betalen bedrag aan de belastingdienst een stuk minder. Er zijn ondernemers die hierop al inspelen, door minder dan 21% in het BTW potje te zetten. Maar dat blijft natuurlijk altijd een schatting. Juist door 21% weg te zetten, heb je ieder kwartaal een soort verrassing. Je hoeft namelijk vrijwel nooit het hele bedrag te betalen, dus je kunt dit ook zien als een soort spaarpotje. Gebruik het om er iets leuks van te doen! Op die manier wordt de belasting iets leuks.

De BTW is dus niet iets engs

Belastingzaken kunnen als je net begint met ondernemen erg spannend lijken, maar zoals je ziet valt het allemaal wel mee. Het is alleen belangrijk dat je de juiste BTW tarieven hanteert en op tijd de omzetbelasting indient.