Virtuele assistent worden

Heb je er ooit aan gedacht om als zelfstandig ondernemer aan de slag te gaan, zonder dat je elke dag naar een kantoor hoeft te reizen? Dan is virtuele assistent worden misschien wel een interessante optie voor je. Steeds meer mensen kiezen voor deze flexibele manier van werken, waarbij je jouw talenten kunt inzetten vanuit je eigen huis of waar ter wereld je maar wilt. De digitalisering van bedrijven is in volle gang, en dat biedt een enorme kans voor iedereen die graag de handen uit de mouwen steekt. Als virtuele assistent ben je de spin in het web van je opdrachtgever: je kunt taken overnemen, deadlines bewaken en zelfs klantcontact verzorgen. Zo maak je het leven van een ander een stuk makkelijker, terwijl jij je eigen tijd indeelt.

De belangrijkste vaardigheden

Om te slagen als virtuele assistent, hoef je geen jarenlange opleiding te hebben, maar een goede basis in communicatie en organisatie is wel een must. Denk aan duidelijk mailcontact, zorgvuldig plannen en het bijhouden van agenda’s. Verder hangt het af van de diensten die je wilt aanbieden. Misschien ben je heel goed in administratie, social media management of customer service. Hoe dan ook: als je virtuele assistent worden als je doel hebt, is het belangrijk om te kijken waar je sterktes liggen en die actief te ontwikkelen. Werk aan je taalvaardigheid, je vermogen om samen te werken en je timemanagement. En vooral: blijf nieuwsgierig. De digitale wereld verandert snel, dus het helpt als je bereid bent steeds iets nieuws te leren.

Handige tools en software

Een van de leuke kanten van dit beroep is dat je volop gebruik maakt van online tools die je leven makkelijker maken. Denk aan projectmanagement-software zoals Trello of Asana om je taken te structureren, of aan communicatiemiddelen als Slack en Zoom om met klanten te overleggen. Voor het opstellen van facturen kun je gebruikmaken van een tool als Moneybird of Exact. Zo zorg je ervoor dat jouw administratie overzichtelijk blijft. Als je virtuele assistent worden op je to-dolijst hebt staan, is het slim om alvast te experimenteren met zulke programma’s. Je merkt dan vanzelf welke tools het beste bij je passen en hoe je hiermee tijd kunt besparen en tijd is geld.

Hoe vind je klanten?

In het begin kan het spannend zijn om je eerste opdrachtgever te vinden, maar er zijn tal van manieren om je diensten aan de man te brengen. Zo kun je je aanmelden bij freelance-platforms, netwerken in Facebook-groepen of gewoonweg je LinkedIn-profiel optimaliseren. Laat zien wat je kunt en wees niet bang om te vertellen over je ambities: virtuele assistent worden draait immers ook om jezelf durven presenteren. Daarnaast kan mond-tot-mondreclame je snel een heel eind op weg helpen. Ken je iemand die wel een helpende hand kan gebruiken in zijn of haar bedrijf? Bied gerust een proefperiode aan. Zo kunnen jullie allebei checken of het klikt en of de samenwerking vruchten afwerpt.

Tarieven en onderhandelingen

Een lastig onderdeel voor veel starters is het bepalen van een passende prijs. Je wilt jezelf niet te goedkoop aanbieden, maar ook niet te hoog inzetten waardoor niemand met je in zee gaat. Bepaal eerst hoeveel je nodig hebt om comfortabel van te leven en hoeveel uren je kunt en wilt werken. Hou ook rekening met kosten voor verzekeringen, belastingen en de tijd die je steekt in acquisitie of administratie. Als je virtuele assistent worden echt serieus aanpakt, is het slim om te onderzoeken wat gangbare tarieven zijn in jouw vakgebied. Daarna kun je met potentiële klanten in gesprek gaan. Durf te onderhandelen, maar geef ook duidelijk aan waarom jij je prijs waard bent. Jij levert tenslotte expertise en tijd, en dat mag best beloond worden.

De balans tussen werk en vrije tijd

Een van de valkuilen van thuiswerken is dat je werk- en prive tijd soms door elkaar gaan lopen. Omdat je niet gebonden bent aan vaste kantoortijden, kan het verleidelijk zijn om nog even snel een taak tussendoor te doen. Voor je het weet, ben je de hele dag door met werk bezig en raak je gestrest. Wanneer je besluit om virtuele assistent worden tot jouw nieuwe carrière te maken, is het daarom belangrijk om duidelijke grenzen te stellen. Plan je werkdagen zo in dat je voldoende pauzes neemt en zet je notificaties eens uit na een bepaald tijdstip. Zo blijft je werk leuk en kun je op de lange termijn beter presteren.

Hoe zet je jezelf in de markt?

Er zijn waarschijnlijk heel wat mensen die hetzelfde idee hebben als jij. Hoe zorg je dan dat je opvalt? Het antwoord ligt in personal branding. Weet je nog dat we eerder hadden over je sterke punten? Gebruik die als basis voor je verhaal. Op je website, LinkedIn of Instagram kun je laten zien wie je bent, wat je drijfveren zijn en wat je resultaten zijn. Wil je virtuele assistent worden met een focus op bijvoorbeeld contentcreatie? Of richt je je juist op administratieve ondersteuning? Wees er helder over. Een duidelijke propositie en een persoonlijke benadering zorgen ervoor dat klanten eerder geneigd zijn om met jou in zee te gaan. Mensen doen nu eenmaal graag zaken met iemand die ze vertrouwen en die deskundig overkomt.

Groei en specialisatie

Zodra je een aantal vaste klanten hebt, kun je gaan nadenken over je verdere groei. Misschien merk je dat je één type opdracht het allerleukst vindt, of dat er veel vraag is naar een specifieke dienst. Richt je daar dan op en breid je kennis uit. Wil je, nadat je besloot virtuele assistent worden, bijvoorbeeld graag doorgroeien naar projectmanagement of online marketing? Volg dan cursussen of haal certificaten die je deskundigheid onderstrepen. Ook zou je erover kunnen denken om zelf andere virtuele assistenten in te schakelen om bepaalde taken over te nemen. Op die manier kun je meer projecten aannemen zonder dat het ten koste gaat van je eigen vrije tijd.

Omgaan met uitdagingen en tegenslagen

Natuurlijk is het niet altijd rozengeur en maneschijn. Soms merk je dat een samenwerking niet loopt zoals je had gehoopt, of dat een klant last-minute afzegt. Daar komt bij dat je als zelfstandig ondernemer je eigen motivatie moet blijven vinden, ook als er geen baas in je nek hijgt. Maar vergeet niet: virtuele assistent worden betekent ook dat je ontzettend veel kunt leren van dergelijke ervaringen. Probeer problemen te zien als kansen om je aanpak te verbeteren. Heb je bijvoorbeeld een klant die heel onduidelijk is over de verwachtingen? Maak dan een helder stappenplan en communiceer de voortgang. Zo vergroot je de kans dat het de volgende keer soepeler gaat.

Klaar voor de start?

Als je de vrijheid wilt om je werkdagen zelf in te delen en je voldoening haalt uit het helpen veranderen, dan is virtuele assistent worden absoluut het overwegen waard. Het is een vak dat je kunt leren on the go, en er zijn talloze mogelijkheden om je te ontwikkelen in een richting die bij je past. Ja, het vraagt om discipline en durf, maar de beloning kan enorm zijn. Stel je eens voor: werken in je eigen ritme, met klanten die je inspireren en taken die je leuk vindt. Dat klinkt toch als een droom? Dus waar wacht je nog op? Zet vandaag de eerste stap en begin aan jouw eigen avontuur als virtuele assistent.

Heb je interesse in een gratis advies gesprek ­­? klik dan hier