Vandaag duiken we dieper in de wereld van representatiekosten, een aspect van ondernemen dat cruciaal is voor een sterke bedrijfspresentatie. Ik ben Melina, jouw financiële motivator, en ik sta klaar om je te begeleiden door de ins en outs van deze soms complexe materie.

Wat zijn representatiekosten?

Representatiekosten zijn investeringen die je doet om je bedrijf op een positieve manier naar voren te brengen, zonder dat daar directe tegenprestaties tegenover staan. Denk hierbij aan zakelijke lunches, feestjes, en zelfs de kleding die je draagt om je onderneming te vertegenwoordigen.

In principe zijn deze kosten representatie kosten aftrekbaar, maar zoals altijd, komt de belastingdienst om de hoek kijken met enkele beperkingen. Waarom? Omdat er geen directe tegenprestatie is, representatiekosten roept namelijk vragen op over de zakelijkheid van deze kosten. Soms kan je dus deze kosten aftrekken of zijn de kosten beperkt aftrekbaar.

Representatiekosten letterlijk nemen

Als je representatiekosten heel letterlijk gaat nemen; is je persoonlijke verzorging onderdeel van de representatie van je bedrijf, uiteindelijk is je voorkomen belangrijk en heeft je uiterlijk/het uiterlijk van je bedrijf soms wel representatieve doeleinden. Het geeft niet altijd een directe tegenprestatie. Kan je de kosten dan wel of niet van de belasting aftrekken? Of valt dit onder gemengde kosten? Des te bewuster je hier van word, dit naar de belastingdienst specificeert en de belastingdienst ziet dat een “goed” voorkomen belangrijk genoeg is voor jouw bedrijf; dan worden de representatiekosten aftrekbaar. Het is af en toe een fijne lijn waar je je op bevind. Het is voor kleine ondernemers soms ook wel een drempel vastgesteld dat persoonlijke verzorging valt onder gemengde kosten, terwijl er bij bedrijfskleding een duidelijke JA heerst om te gaan aftrekken van de belasting. Maar wat is nou het verschil? Beide staan voor representatie.

Voorbeelden van Representatiekosten

Ik noemde boven al enkele voorbeelden zoals persoonlijk verzorging, zakelijke kleding/bedrijfskleding, maar er zijn zoveel vormen van representatiekosten waar de meeste zzp’ers en kleine ondernemers niet bewust van zijn. Of ze hebben last van drempelgedrag. Representatiekosten vormen zich ook in een brede categorie, en de belastingdienst geeft niet altijd een exacte definitie. Dat biedt ruimte voor interpretatie, wat betekent dat je in discussie kunt gaan als je kunt onderbouwen waarom bepaalde kosten, zoals relatiegeschenken bijvoorbeeld, als representatiekosten moeten worden beschouwd.

Representatiekosten, klein of groot

Hoe klein het geschenk of bedrag ook is; als onderneming betaal je jaarlijks ontzettend veel belasting en wanneer je dit gaat zien als aftrekbare kosten en dit enorme bedrag beseft. Dan ga je zelf ervaren wat er onder de drempel uitkomt en wat er is boven de drempel. Representatiekosten aftrekken is min of meer wat jij er zelf van maakt. Zolang jij kan aantonen aan de belasting dat het valt onder een representatie en dat het direct of indirect een tegenprestatie is naar jouw onderneming toe, dan kan jij er voor zorgen dat de belasting van die relatiegeschenken “gewoon” afgetrokken worden. Daar zit geen drempelbedrag aan vast. Het enige drempelgedrag die er is, dat is jouw gedrag!

Er zijn zoveel kosten die kunnen vallen onder representatiekosten

Denk eens aan zakelijke lunches, zakelijke feesten, reis en verblijfskosten an sich, reis verblijfskosten inclusief reis van een potentiële klant, verblijfkosten van je werknemers, organisatiekosten van evenementen, bijwonen van congressen, organiseren van congressen, relatiegeschenken en deelname aan congressen en recepties. Deze kunnen allemaal vallen onder representatiekosten.

En we gaan nog even door met representatiekosten

Wat dacht je van de kosten van je telefoon die je privé gebruikt wanneer je op een zakelijke reis bent. Dit valt indirect toch onder zakelijke kosten. Ik weet zeker dat je nu ook al zelf enkele voorbeelden hebt voor jezelf.
Tijdens een zakelijke evenement of reis; alle voedsel drank en genotmiddelen die op je pad komen. Een zakelijke lunch met die toekomstige klant is makkelijk te verantwoorden naar jezelf. Maar de lunch die jezelf ook nuttigt, zonder dat zakelijke karakter en nodig hebt wanneer hij of zij er niet is, dat zijn kosten voor een onderneming en ook zijn die kosten aftrekbaar.

Er zit wél een limiet aan representatiekosten

Wanneer je die drempel overgaat en ziet wat de totale kosten zijn dan zul je versteld staan. Er zitten wel overigens limieten aan; er zijn specifieke voorbeelden van representatiekosten; zoals bij reis en verblijfkosten geldt een maximum aan van 1500,- euro bijvoorbeeld.

Aftrekbaarheid Representatiekosten

Hier wordt het interessant. De belastingdienst stelt dat representatiekosten beperkt aftrekbaar zijn van de winst en vallen onder de noemer gemengde kosten. De belastingdienst geeft dus aan dat het deels aftrekbaar is. Ze hebben dan twee verschillende regelingen: je kunt de drempel van €5.100 gebruiken of 80% van de beperkt aftrekbare kosten aftrekken. Aan het einde van het jaar kun je berekenen wat voor jou het voordeligst is. In andere woorden: de ondernemer maakt hierin een keuze dus, of je maakt gebruik van hun drempelbedrag of je maakt je eigen berekening. Hier vind je een rekenvoorbeeld staan ter verduidelijking.

Representatie of Reclame?

Een slimme zet voor ondernemers is om, waar mogelijk, representatiekosten om te zetten in reclamekosten. Dit betekent dat je een kleine tegenprestatie bedingt, zoals het vermelden van jouw bedrijfsnaam of logo in de promotiematerialen voor posters of flyers op zakelijke evenementen. Zakelijke kosten zoals reclamekosten zijn volledig aftrekbaar, wat betekent dat je meer kunt opvoeren, de btw aftrekbaar, minder winst hebt, en dus minder inkomstenbelasting betaalt.

BTW op Representatiekosten

De btw-regels op representatiekosten zijn niet altijd rechttoe rechtaan. Het hangt af van het soort kosten dat je maakt. Bijvoorbeeld, als je een vereniging sponsort, wordt er geen BTW gerekend, omdat verenigingen niet BTW-plichtig zijn.

BTW op eten en drinken

Het komt nauw hoe je de BTW op eten en drinken behandelt. In een horecagelegenheid is de BTW nooit aftrekbaar, maar als je een cateraar inhuurt, hangt het af van de feiten en omstandigheden. Valt de catering ter promotie voor het bedrijf en heeft het een zakelijk karakter of was het een investering om het personeel een keer te verwennen. Het valt beide onder voedsel, drank en genotmiddelen. En toch is niet alles aftrekbaar en daarbij is het soms ook een emotionele drempel om de BTW voor zoiets af te aftrekken. (Afhankelijk van de hoogte van het bedrag) Of je die drempel wel of niet ervaart; er zijn genoeg bedrijven die toch “slim” zijn om dit aftrekbaar te maken. Het kunnen gemengde kosten genoemd worden, maar het blijven zakelijke kosten en dat zijn aftrekbare kosten. Je moet alleen op de juiste manieren kosten opvoeren en hierover nadenken bij de aangifte inkomstenbelasting.

Veel bespaarmogelijkheden op representatiekosten

Representatiekosten vormen een grijs gebied, maar laten we eerlijk zijn, waar is de belastingwetgeving dat niet? Er zijn talloze mogelijkheden om de regels in jouw voordeel te laten werken. Met slim omgaan met regels zijn er kosten gezien die toch kunnen worden opgevoerd. En hey, vergeet niet om een zakelijke rekening te hebben voor al deze transacties! Naast representatiekosten zijn er nog veel meer kosten die overzicht behoeven.

Dat was een diepe duik in representatiekosten. Ik hoop dat dit een kleine insight heeft gegeven in representatiekosten en het in mindering brengen van voornamelijk onnodige kosten. Zoals gezegd is het wel eens een drempel om overal de BTW te aftrekken en lijkt dat aftrekken soms niet rendabel, maar besef je dat je meer dan genoeg afdraagt aan de belastingdienst en dat het systeem er ook is om jou te helpen als ondernemer. Al die aftrekbare kosten bij elkaar kan jou verder helpen om te groeien. Als financiële strateeg sta ik al jaren aan de zijde van zzp’ers en ondernemers, en ik sta klaar om jouw vragen over boekhouding en belastingen te beantwoorden.

Dus, wat houdt jou bezig? Heb jij hulp nodig of vragen over de inkomstenbelasting of kom je er niet uit bij het rekenvoorbeeld, plan dan een adviesgesprek in!