Afgelopen weekend gaf ik mijn eerste VIP traject, een cadeautje dat ik voor mijzelf had gemanifesteerd. In augustus dacht ik namelijk ‘hoe tof zou het zijn als… ik een klant mag helpen in Athene’. En zo ontstond mijn aanbod en nog geen 3 maanden later, had ik het aanbod verkocht en zat ik in Athene. Het enige dat ik het hele weekend dacht is ‘OMG dit is mijn leven nu…’. Zo dankbaar!

Naar aanleiding van al mijn instagram stories, waarin ik jullie meenam in het VIP weekend dat ik daar deed, kreeg ik best veel vragen over hoe het nou zit met de belastingdienst en wat ik wel niet kon declareren/inboeken.

Ik dacht, ik maak er een blog over, dan informeer ik jullie in één keer.

Zijn hotelkosten aftrekbaar?

Als je voor werk naar het buitenland moet of een laat-evenement hebt, kan het zijn dat je in een hotel moet verblijven. Maar niet alle reis en verblijfskosten worden op dezelfde manier verwerkt. Hoe moet je die kosten verwerken? Lees je hieronder!

Wanneer zijn de kosten voor een hotel aftrekbaar en hoe zit het met de btw?

Als je het hebt over hotelovernachtingen, vallen die onder het verstrekken van logies door hotels, pensions en vakantiebestedingsbedrijven voor een korte periode. Deze categorie valt onder het lage btw-tarief van 9%. Dus als je als ondernemer een zakelijke hotelovernachting boekt, betaal je slechts 9% btw.

Goed nieuws is dat ondernemers de btw op een overnachting kunnen terugvragen via de btw-aangifte bij de Belastingdienst. Het geldt specifiek voor de hotelkosten zelf.

Let wel op: de btw op eten en drinken is niet terugvorderbaar; dat is voor eigen rekening. Zorg ervoor dat je deze kosten goed van elkaar scheidt om eventuele fouten in de boekhouding te voorkomen.

Hotelkosten: wanneer zijn ze gedeeltelijk of volledig aftrekbaar?

Normaal gesproken kun je alle kosten die je maakt voor je werk aftrekken, toch? Maar als het om een zakelijke overnachting gaat, wordt het een beetje ingewikkelder. Die kosten vallen onder een categorie waarvan de Belastingdienst twijfelt of ze aftrekbaar zijn, omdat slapen en eten ook nodig zijn, zelfs als je niet aan het werk bent.

Volledig of beperkt aftrekbaar?

Om het wat overzichtelijker te maken, heeft de Belastingdienst bedacht om onderscheid te maken tussen kosten die je helemaal mag aftrekken en kosten waarvoor dat maar beperkt geldt.

Bij beperkt aftrekbare kosten vallen onder andere voedsel, drank, genotmiddelen (zoals zakenlunches en diners), representatie (geschenken, borrels en recepties), en kosten voor congressen, seminars en studiereizen (inclusief reis- en verblijfskosten).

Als je in een hotel verblijft vanwege een congres, seminar of studiereis, zijn de kosten niet volledig aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Ook het eten en drinken in het hotel zijn niet voor 100% aftrekbaar.

Als je om een andere zakelijke reden in een hotel verblijft, bijvoorbeeld voor een zakelijke afspraak of een opdracht ver weg, dan zijn de kosten wel volledig aftrekbaar van de inkomstenbelasting.

Let op: de kosten voor eten en drinken zijn nog steeds beperkt aftrekbaar.

Kosten voor de Belastingdienst verwerken

Voor hotelovernachtingen tijdens seminars, congressen en studiereizen geldt dat de kosten beperkt aftrekbaar zijn. Dit geldt ook voor kosten zoals voedsel, drank, genotsmiddelen en representatie. Maar wat betekent dat precies?

Hier leg ik kort uit hoe een ondernemer dit kan verwerken.

Voor hotelkosten in verband met een congres, seminar of studiereis, evenals kosten voor voeding, drank, genotsmiddelen en representatie, geldt dat ze boven €5.100 óf voor 80% aftrekbaar zijn van de inkomstenbelasting. Wat bedoel ik daarmee? Lees hieronder verder.

Als het gaat om hotelkosten voor andere zakelijke redenen (een zakelijke hotelovernachting), zijn deze wél 100% aftrekbaar van de inkomstenbelasting.

Beperkte aftrekbaarheid

Beperkt aftrekbare kosten kunnen op twee manieren worden verwerkt.

De Belastingdienst heeft een drempelbedrag vastgesteld, dat in 2023 €5.100 is voor beperkt aftrekbare kosten. Alle kosten boven dit bedrag mogen worden afgetrokken. Een andere optie is om alle kosten voor 80% af te trekken voor beperkt aftrekbare kosten. Dit percentage geldt niet alleen voor zelfstandige maar ook voor anderen met inkomsten uit overig werk. Voor ondernemers onder de vennootschapsbelasting is het percentage 73,5%.

Voor de kosten van reizen en verblijven tijdens een seminar, congres of studiereis kun je maximaal €1.500 aftrekken. Maar, er is een uitzondering als die reizen echt noodzakelijk waren voor je werk. Dan geldt er geen maximum

Drempelbedrag aftrekbare kosten

Voor sommige ondernemers is het drempelbedrag mogelijk te hoog om er voordeel uit te halen. Voor hen kan het voordeliger zijn om de kosten voor 80% af te trekken. Anderen doen er misschien goed aan het drempelbedrag aan te houden. Het is slim om van tevoren goed na te denken over de verwachte kosten voor dat jaar.

Wat betreft hotelovernachtingen in het buitenland maakt de Belastingdienst geen onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse verblijven. Dezelfde regels gelden, inclusief de mogelijkheid om btw op een buitenlandse hotelovernachting terug te vragen.

Een ding om in gedachten te houden: als het gaat om buitenlandse btw, kun je dat niet zomaar terugvragen via de normale btw-aangifte. Voor EU-landen hebben ondernemers echter een formulier van de Nederlandse belastingdienst tot hun beschikking, met een drempelbedrag van €50,00.

Zijn de kosten van een hotelovernachting aftrekbaar?

Over de aftrekbaarheid van hotelkosten gesproken, dat hangt af van waarom je er bent. Voor dingen als congressen, seminars, studiereizen, of uitgaven aan eten, drinken, genotmiddelen en representatie, zijn de kosten beperkt aftrekbaar. Maar als het gaat om een hotelovernachting voor andere zakelijke redenen, dan kun je die kosten volledig aftrekken van de inkomstenbelasting. Belangrijk voor ondernemers om het juiste onderscheid te maken en alles netjes in de boekhouding te verwerken.

BTW terugvorderen voor de omzetbelasting

Naast het aftrekken van kosten voor inkomsten- of vennootschapsbelasting, kun je ook in zekere mate de btw over zakelijke reizen, verblijven én zelfs eten en drinken als voorbelasting terugvorderen in je aangifte omzetbelasting.

Maar, voordat je daar enthousiast mee aan de slag gaat, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden:

• BTW op kosten in de horeca is niet terugvorderbaar (eten, drinken etc.) incl. ontbijt in hotel

• BTW op eten en drinken verzorgt door een cateraar in een afgesloten ruimte is wel terugvorderbaar

• BTW op eten en drinken bezorgt door of afgehaald bij een cateraar of restaurant is wel terugvorderbaar

• BTW op eten en drinken gekocht bij een supermarkt ruimte is wel terugvorderbaar

• BTW op kosten voor hotelovernachting is wel terugvorderbaar

• Buitenlandse BTW is niet aftrekbaar via de reguliere BTW aangifte maar kunt u terugvragen uit het EU-land via de Nederlandse belastingdienst.

Een hotelovernachting om zakelijke reden is nog best lastig in je boekhouding verwerken, maar ik hoop dat deze tips je op weg hebben geholpen!

Wil je meer weten over aftrekbare zakelijke kosten of over andere belastingdienst zaken? Stuur mij dan gerust een berichtje of plan hier een adviesgesprek in!